Effectief of efficiënt – en de relatie met een Lean bedrijfscultuur
Het engelse woord ‘lean’ betekent: mager, slank, zonder vet. Bijvoorbeeld: Lean meat → mager vlees. Een ‘lean’ organisatie streeft naar zo min mogelijk ‘ballast’ of ‘verspilling’. Ken je het verschil tussen effectief en efficiënt?
Iedere organisatie wil graag meer resultaat met minder middelen. Maar wat bedoelen we eigenlijk als we het hebben over effectief en efficiënt werken? We horen vaak dat het verschil niet duidelijk is.
Effectief betekent: je bereikt het doel.
Efficiënt betekent: je bereikt het doel met zo min mogelijk tijd, geld of energie.
Oftewel:
Effectief is het juiste doen. Efficiënt is het juiste doen met zo min mogelijk verspilling.
Hier komt ‘Lean’ om de hoek kijken. Het Engelse woord ‘lean’ betekent zoveel als ‘schraal’, ‘mager’, ‘slank’, zonder vet. Dus zonder overbodige ballast/verspilling. Een ‘lean’ organisatie is efficiënt en streeft naar voortdurend meer efficiëntie.
Een beetje extreem voorbeeld van de bouwplaats
Stel, een bouwvakker heeft een vuilniszak met een beetje bouwafval. Die moet in de afvalcontainer aan de andere kant van de bouwplaats. legt een enkele vuilniszak met bouwafval op zijn kruiwagen en neemt die mee naar de container terwijl hij toch die kant op loopt. Dat is efficiënt: doel bereikt, minimale moeite.
Zijn collega belt een shovel met chauffeur om ook een vuilniszak weg te brengen. De zak belandt netjes in de container — missie geslaagd! Maar het kost tijd, geld en onevenredige inspanning. Dat is effectief, maar allesbehalve efficiënt.
En op kantoor of in het magazijn?
Hetzelfde gebeurt dagelijks op kantoor.
Een team dat eindeloos vergadert om één besluit te nemen, kan effectief zijn (het besluit komt er uiteindelijk), maar niet efficiënt. Of telkens opnieuw door het kantoor lopen om te zoeken naar een nietmachine, of in het magazijn om een steekwagen te zoeken – in plaats van je rug overbelasten (zonder steekwagen) of telkens opnieuw naar het naastgelegen magazijn lopen om de steekwagen te zoeken zou je kunnen zorgen dat je gereedschappen in voldoende mate zijn aangeschaft en altijd op dezelfde plek terug te vinden zijn. Dan werk je efficiënt, ook op de langere termijn. Het klinkt zo logisch, en dat is het ook.
De balans
De kunst is om eerst effectief te zijn — weet wat je doel is — en dán efficiënt: bereik dat doel met zo min mogelijk verspilling (op termijn).
Meer lezen?
- Efficiency and/or Effectiveness in Managing Organizations – dit rapport onderzoekt het onderscheid tussen efficiëntie (input-output verhouding) en effectiviteit (doelrealisatie) binnen organisaties.
